Estás listo para hablar con ese periodista y darle al mundo tu opinión experta. ¡Pero espera! ¿Has realizado algún curso media training? Ya sean noticias, redes sociales o transmisión en vivo, se necesitan muchas cosas para lograr una experiencia que te haga lucir bien.
En el panorama mediático actual, acelerado y en constante cambio, es crucial que las personas y las organizaciones estén equipadas con las habilidades y conocimientos necesarios para navegar estas interacciones con éxito. Las mejores prácticas para el media training pueden variar según la industria, la organización y las necesidades específicas del individuo; sin embargo, existen algunos principios generales que se aplican en todos los ámbitos.
¿Qué es el media training?
Es el proceso de preparar a personas u organizaciones para comunicarse eficazmente con los medios y el público. Por lo general, esto incluye instrucción sobre cómo manejar varios tipos de encuentros con los medios, como entrevistas de radio o televisión en vivo, artículos de noticias impresos o en línea e interacciones en las redes sociales. Los participantes pueden aprender cómo controlar el mensaje y mantenerse en el tema durante una entrevista, cómo anticipar y responder preguntas difíciles y cómo manejar giros inesperados en la conversación. También pueden aprender a utilizar el lenguaje corporal, el tono de voz y otras señales no verbales para transmitir confianza y credibilidad.
Asimismo, los participantes también pueden recibir instrucción sobre cómo elaborar y pronunciar discursos, presentaciones y notas de prensa efectivos. Esto puede incluir aprender a escribir de manera clara y concisa, cómo utilizar lenguaje persuasivo y técnicas de narración, y cómo diseñar ayudas visuales efectivas.
¿Por qué es importante el media training para ejecutivos?
En el acelerado e hiperconectado mundo empresarial actual, la exposición a los medios puede ser un factor decisivo para los ejecutivos y sus empresas. Como ejecutivo, es posible que debas representar a tu organización en entrevistas, conferencias de prensa u otros eventos mediáticos, donde tus palabras y acciones pueden tener un impacto significativo en la reputación y los resultados de tu marca. Es por eso que el media training se ha convertido en un conjunto de habilidades críticas para los ejecutivos modernos que desean tener éxito ante el público.
Presentamos 15 consejos de media training para lograr el éxito:
1. Preséntate como la voz de la empresa
La imagen pública de tu empresa la proyectas tú como portavoz, por lo que tienes el mayor impacto al escribir un artículo, publicar un episodio de podcast o si participas en un webinar con éxito. Si estás haciendo bien tu trabajo, brindarás a los periodistas y presentadores toda la información que necesitan para crear contenido completo y brindar a tus audiencias muchas citas y contexto.
Enfatizar claramente tus mensajes clave durante cada aparición en los medios es la base de una imagen de marca consistente. Conocer tus mensajes clave (tres puntos concisos es suficiente) significa que puedes llevar cualquier respuesta que dé a uno de esos puntos.
Ten una actitud positiva hacia la entrevista (y todas las interacciones con los periodistas). Recuerda que el respeto va en ambos sentidos: el respeto engendra respeto. La cortesía no te garantiza una invitación a volver a un programa, pero sí garantiza que la gente no piense: “Oh, no, ella/él otra vez no” cuando escuchen tu nombre.
2. Conoce tu mensaje
Antes de cualquier encuentro con los medios, ten claro el mensaje clave que deseas transmitir. Esto te ayudará a mantenerte centrado en el tema y gestionar la conversación. También podrás anticipar preguntas, de modo que pueda concentrarse en el mensaje que deseas transmitir. Es importante recordar que los medios no siempre están interesados en lo mismo que tú, por lo que es fundamental ser claro y conciso a la hora de comunicar tu mensaje.
3. La práctica hace al maestro
Podrías pensar: “¡Pero no quiero cometer ningún error!” o “¿Qué pasa si olvido lo que se supone que debo decir?” Por eso necesitas un documento de preparación para la entrevista personal que debe incluir todo lo que quieras decir, así como algunas preguntas que podrían hacerte y cómo las responderías.
También puede incluir notas sobre el entrevistador o formas de hacer que la conversación sea más personal. Es decisivo mostrarle a tu entrevistador que estás interesado en construir una relación mutuamente beneficiosa con él, no solo en buscar una prensa rápida.
Cuando practiques entrevistas, no intentes memorizarlo todo. En lugar de ello, establece algunos mensajes clave y prepárate para hablar sobre ellos en diversos contextos. Esto puede ayudar a aliviar el miedo a “decir algo incorrecto” y también ayudarle a sonar más natural.
4. Aprende a escuchar y luego respondes
Resiste la tentación de interrumpir. Deja que el periodista termine su pregunta antes de comenzar a hablar, especialmente si es una pregunta larga con muchas partes (no querrás perderte en tu respuesta). Anota mentalmente los puntos que te gustaría resaltar después de que el periodista termine de hablar para que puedas abordarlos en tu respuesta si es necesario. Esto también ayudará a garantizar que todos estén en sintonía sobre lo que se acaba de decir durante la conversación y generarás confianza con el entrevistador al demostrar que realmente está escuchando y pensando en las preguntas que plantea.
5. Mantenlo simple
Habla en un lenguaje sencillo y evita la jerga o los términos técnicos que puedan confundir a tu audiencia. Ten en cuenta que los medios y el público no son expertos en tu campo, es fundamental explicar las cosas de una manera que sea fácil de entender. Por último, mantén las cosas simples siempre que sea posible evitando respuestas excesivas o dando demasiados detalles sobre cada aspecto.
6. Ofrezca sound bites
Los sound bites son oraciones cortas y declarativas que transmiten tu mensaje y pueden funcionar solas como una cita. Usan verbos activos para ilustrar tus puntos y hacerlos memorables. Estos son los puntos más importantes que deseas que el público lea o escuche, así que piénsalo detenidamente y asegúrate de que realmente digas algo y no sean sólo lugares comunes.
Para ayudarte a transmitir tu mensaje de la manera más efectiva posible, evita palabras de relleno y utiliza verbos activos como “decir”, “pensar” y “creer”. Esto hará que la conversación fluya sin problemas de un tema a otro sin demora.
No temas utilizar metáforas y analogías para agregar color y profundidad a tu mensaje. Una buena metáfora puede ayudar a vincular ideas complejas en algo fácilmente digerible para una audiencia que no está familiarizada con tu industria o área de especialización. Las metáforas también ayudan a ilustrar puntos clave, haciéndolos más memorables que simplemente exponer hechos.
7. Maneja las preguntas difíciles con cuidado
Si un periodista te hace una pregunta que es demasiado difícil de responder, no temas decir: “No lo sé”. La mejor manera de responder sobre algo que no es tu especialidad es simplemente decir: “No soy un experto en esta área, pero puedo averiguarlo antes de [insertar período de tiempo]”.
Pero hagas lo que hagas, no te pongas a la defensiva. Está bien si no estás de acuerdo con la línea de preguntas o razonamiento del entrevistador, pero evite entrar en una discusión o debate a menos que sirva a tu propósito (lo cual es poco probable).
Además, evita responder preguntas hipotéticas. No necesitas poder predecir el futuro para tener una opinión sobre algo; utiliza tu experiencia y base de conocimientos como punto de partida para expresar lo que significa para tu empresa/organización/idea/etc., y por qué importa hoy.
8. No hables con lenguaje marketero o de ventas
No hables con abreviaturas, acrónimos o jerga tecnológica de la industria. No importa qué tan bien te comuniques, no asumas que un periodista entenderá lo que quieres decir. Si no conocen la jerga, no entenderán lo que dices y tu mensaje se perderá en la traducción. Adapta el uso del lenguaje específico del sector a la comprensión que el periodista tenga de tu negocio y sus beneficios, y si no entienden, explícales más claramente o cambia de rumbo por completo.
En lugar de lenguaje y jerga comerciales, comienza con historias y estadísticas convincentes que respalden tus mensajes clave. Haz que lo que digas sea memorable.
9. Establece una buena relación con tu entrevistador
Establecer una relación con tu entrevistador puede ocurrir de varias maneras. Como lo harías en cualquier presentación nueva, mantén el contacto visual; demuestra que estás comprometido con lo que dicen y interesado en sus preguntas. Tómate el tiempo para comprender qué es lo que realmente le interesa al entrevistador saber ti y proporciona información genuina relativa al interés del periodista.
Por último, no hables extraoficialmente (off the record). Muchas personas conocedoras de los medios utilizan la información extraoficial o en segundo plano como herramienta para mejorar sus relaciones y credibilidad con los medios de comunicación. Sin embargo, es importante conocer las reglas porque no importa qué tan experto seas en los medios, el periodista siempre tiene la ventaja cuando haces una declaración off the record.
10. Desarrolla una declaración inicial sólida
Tu declaración inicial marca el tono para el resto de tu comunicación. Debes ser claro, conciso y captar la atención de la audiencia. Tu declaración de apertura también debe comunicar tus mensajes clave y establecer la agenda para el resto de tu comunicación.
11. Lee el lenguaje corporal de su audiencia
Si el periodista parece o suena confundido, pregúntale si hay algo que debas aclarar. A veces, intentan ordenar sus pensamientos sobre cómo planean escribir la historia. O no entienden claramente lo que has dicho. La verificación garantiza que tus mensajes se comuniquen y reciban correctamente.
Para apariciones en los medios con una audiencia en vivo, también es importante medir la participación de la audiencia. ¿Están interesados y entienden lo que estás diciendo? ¿O están aburridos, confundidos y esperando al próximo invitado?
12. Abraza el silencio
El silencio puede ser una herramienta poderosa en la comunicación efectiva. Aprende a aceptar el silencio durante tu media training y practica permanecer en silencio para permitir que tu audiencia tenga tiempo de absorber y reflexionar sobre tu mensaje. El silencio también se puede utilizar para enfatizar puntos importantes y crear una experiencia más atractiva durante la entrevista con los medios.
13. No te pongas nervioso si la conversación toma un rumbo equivocado
Cuando se habla con los medios, es fácil perderse en el momento cuando un periodista hace una pregunta tras otra. Después de todo, te están haciendo preguntas sobre ti y tu empresa. ¿Por qué no querrías responderlas? Pero recuerda que los entrevistadores también tienen sus propios objetivos: quieren excelentes citas e información para tu historia.
Eso significa que si te hacen una pregunta que no tiene mucho sentido o que parece fuera de tema, no te lo tomes como algo personal. Puede que estén buscando algo específico, o simplemente pueden tener una forma diferente de interpretar lo sucedido que la forma en que tu equipo interpreta una situación.
Si no entiendes algo o deseas obtener más información sobre lo que se te preguntó, solicita aclaraciones según sea necesario (por ejemplo, ‘¿No entiendo lo que quiere decir con “x”? ¿Podría explicarlo de otra manera?’).
Tómate tu tiempo antes de responder preguntas, ya sea pensando en lo que quieres decir o simplemente considerando la mejor manera de responder. Y, por último, evita decir “sin comentarios” o pospón tu respuesta hasta que tengas más información (por ejemplo, “Déjame comunicarme con usted más tarde hoy”).
14. Repite, repite, repite tus mensajes claves
Los comunicadores eficaces repiten los mismos mensajes una y otra vez. Esto es simple: garantiza coherencia, se centra en los puntos más importantes para tu marca y ayuda a mantener la entrevista encaminada.
Esta práctica también ayudará a garantizar que, cuando te enfrentes a preguntas inesperadas en una entrevista en vivo (lo que sucede con frecuencia), puedas dar respuestas concisas sin perder de vista cómo se relacionan con estos temas centrales y cómo encajan en narrativas más amplias que estás hablando sobre tu marca.
Al final de un evento o entrevista, si el periodista o el presentador pregunta si hay “algo más que le gustaría mencionar”, aproveche la oportunidad para finalizar la conversación con tus mensajes claves.
15. Seguimiento después de la entrevista
Hacer un seguimiento después de la entrevista puede ayudar a que el entrevistador te tenga en cuenta y a crear una experiencia más positiva y productiva para el periodista y tu organización. El seguimiento demuestra que valoras el tiempo y el esfuerzo del entrevistador y que estás comprometido a construir una relación positiva.
Al realizar el seguimiento, puedes enviar un breve correo electrónico o una nota agradeciendo al entrevistador por su tiempo y expresando tu agradecimiento por la oportunidad de hablar con él.
16. Esté preparado para una crisis
Ten un plan implementado para hacer frente a eventos inesperados o negativos que puedan dañar la reputación de tu organización. Esto incluye tener un equipo de gestión de crisis designado y estar preparado para publicar declaraciones o organizar conferencias de prensa con poca antelación. También incluye tener un plan para lidiar con comentarios negativos o críticas en las redes sociales.
17. Sigue aprendiendo
El media training es un proceso continuo. Sigue aprendiendo y adaptándote al panorama de los medios en constante cambio. El panorama de los medios cambia constantemente, por lo que es esencial mantenerse informado y seguir aprendiendo. Esto incluye mantenerte actualizado con las últimas tendencias y desarrollos, así como buscar nuevas oportunidades de capacitación.
Después de un encuentro con los medios, busca comentarios de un capacitador o profesional experimentado para comprender cómo puedes mejorar.
18. ¡Sonríe y diviértete!
Sonreír te ayuda a relajarte, así que si estás nervioso por una entrevista, pon una cara feliz. No sólo es bueno para tus nervios sino también para que el periodista te vea bien en el proceso. Te verás más seguro y agradable.
Cuanto más abiertas y cómodas se sientan ambas partes durante el proceso de entrevista, más fácil será para todos los involucrados, Si bien las apariciones en los medios son grandes oportunidades para las marcas, debes disfrutar lo que estás haciendo; de lo contrario, ¿cuál es el punto?
Pensamientos finales
Recuerda que el media training es un proceso y no un evento. No te transformarás de la noche a la mañana en el portavoz perfecto. Pero con práctica y paciencia, puedes mejorar tus habilidades y sentirte más cómodo hablando frente a una audiencia o una cámara. ¡No olvides sonreír, ser auténtico y divertirte mientras perfeccionas tus habilidades de hablar en público!
Fuente: Buck, Emmi. “18 Media Training Best Practices”. Zenmedia
https://zenmedia.com/blog/media-training/