¿Por qué las empresas de todos los tamaños deben considerar contratar una agencia de relaciones públicas para ayudarlos con sus comunicaciones?

Al decidir si contratas relaciones públicas in-house o trabajas con una agencia, hay algunos factores a considerar. Es ideal que las empresas de todas las formas y tamaños contraten una agencia de relaciones públicas a largo plazo o, al menos, en base a proyectos (es decir, que los lleve a cabo durante períodos específicos cuando lo necesites).

La pregunta es si realmente necesitas un equipo de comunicaciones interno. Para las empresas más pequeñas, la respuesta es casi siempre no. Para las empresas más grandes, la respuesta casi siempre es sí, pero tener un equipo interno no es un sustituto de una agencia.

Costo versus producción

En primer lugar, la mayoría de las pequeñas empresas no tendrán suficientes labores en  relaciones públicas, comunicaciones o marketing para justificar la contratación múltiple (o en algunos casos incluso de un solo profesional PR interno) a tiempo completo, ocho horas al día, cinco días a la semana, 365 días al año. Las pymes simplemente no tienen suficiente demanda interna para justificar este costo y la escasa producción que obtendrían de una sola contratación, que sin excepción tendrán un conjunto de habilidades más limitado que el de toda una agencia, contemplando el costo beneficio.

Muchos dueños de negocios se preocupan al contratar a una agencia por unas pocas horas a la semana y dicen que no tiene sentido cuando pueden pagarle a alguien el mismo precio y hacer que trabajen en su negocio todo el día, todos los días. La pregunta para ellos es: Sí, pero ¿cuántas horas del día trabajan realmente? Esto puede ser una realidad difícil de enfrentar. El costo de la mano de obra tiene un costo asociado de productividad. En esa métrica, la agencia gana casi todas las veces.

Piénsalo, ¿qué es una agencia? Es un grupo de profesionales, en este caso de relaciones públicas, que trabajan en un modelo transparente en el que facturan por hora o, más comúnmente en la actualidad, por objetivos logrados (difusión de notas de prensa, entrevistas en los medios de comunicación o un fragmento de contenido desarrollado y colocado en una revista de negocios o un diario) mediante entregables. No hay una métrica más clara para el costo y la productividad asociada que eso. Además está el consejo más amplio, y más valioso, que brindan acerca de los mensajes, posicionamiento y estrategia.

En una agencia las cosas son diferentes: el temor o la falta de servicio a un cliente y, por lo tanto, perder ingresos es mucho más grave. Significa que hay un enfoque más económico (el dinero hace girar al mundo) con el modelo de agencia para entregar un buen trabajo que con el modelo interno. Así es como funcionan los negocios y la economía.

Finalmente, la agencia también absorberá los costos del software estándar de la industria y las bases de datos a las que se suscribe como parte de sus servicios al cliente, costos en los que una empresa no estaría dispuesta a invertir para un equipo interno, pero que sin embargo son muy importantes para entregar el mejor estándar de trabajo y resultados posibles.

A continuación, veamos el conjunto de habilidades.

Conjunto de habilidades o skillset

Una agencia siempre aportará más habilidades a la mesa que incluso un equipo interno bastante grande. Esto es especialmente cierto para las agencias que operan en distintos puntos geográficos y pueden aprovechar las relaciones y la experiencia en diferentes mercados. Pero incluso si tanto la agencia como el equipo interno operan en un solo mercado, en la mayoría de los casos, la agencia gana en el lado de las habilidades.

Esto se debe a que las agencias contratan una variedad de conjuntos de habilidades que se necesitan en las empresas de consultoría, desde marketing digital hasta relaciones con los medios, desde especialistas en contenido hasta comunicaciones de crisis. Esto significa que pueden «activar» el conjunto de habilidades necesarias en diferentes cuentas, cuando sea necesario.

El cliente se beneficia porque la demanda de ciertas habilidades puede aumentar o disminuir a lo largo del año, pero también ahorra costos porque no tendría sentido tener un experto en crisis, por ejemplo, con un salario de tiempo completo cuando una empresa solo puede necesitarlo de vez en cuando. Lo mismo ocurre con todo tipo de otras áreas dentro del kit de herramientas de relaciones públicas.

Por lo tanto, el costo y el rendimiento asociado de “activar” a los especialistas cuando es necesario representa en realidad un ahorro de costos en lugar de un gasto adicional para un cliente, algo que deberían comprenda más propietarios de negocios. Y el valor de manejar una crisis o un gran lanzamiento de una empresa de manera adecuada y profesional, en lugar de que las cosas se desmoronen o no se realicen debido a habilidades internas inadecuadas, es algo que se afectará a la reputación de la empresa en los próximos años.

Por lo tanto, también podemos ver por qué las agencias ganan nueve de cada diez veces en la pregunta sobre habilidades: se trata de economías de escala, diversos especialistas disponibles al momento de cambiar de posición y menores costos de aprovechar esas habilidades en relación con los resultados obtenidos frente a contrataciones internas a tiempo completo.

Ideas

En última instancia, las relaciones públicas se tratan de una cosa: comunicar ideas de manera efectiva. Siempre habrá múltiples formas de contar una historia, al igual que hay muchas formas diferentes de escribir el titular de un diario o artículo periodístico. Pero, ¿cuál de todas las opciones es mejor y cómo lo sabes?

Ahí es donde la lluvia de ideas, la experiencia, el olfato para una buena historia y un sentido del ciclo de las noticias entran en la ecuación. La ventaja que la mayoría de las agencias tienen aquí, de nuevo, sobre un equipo interno es que hay múltiples profesionales de las relaciones públicas en cualquier cuenta que pueden intercambiar ideas y ángulos juntos. También pueden aprovechar la experiencia de colegas en diferentes cuentas en diversas industrias y, a veces, compartir oportunidades de medios entre ellos, especialmente cuando uno puede no ser adecuado para el cliente A, pero es perfecto para el cliente B.

Cuando se combina con el feedback del cliente y su equipo interno, esta dinámica tiende a dar como resultado lo mejor de ambos mundos: una idea-meritocracia de todo tipo.

La asesoría es la parte intangible de la relación cliente-agencia que no se factura explícitamente, pero siempre está disponible a través de reuniones, llamadas telefónicas y correos electrónicos. Si necesitas comentarios sobre una idea, puedes pedirle a la agencia sus opiniones sin cargo, y el consejo que recibas siempre será profesional y confiable.

Con un equipo interno, la política interna de la empresa y otros desafíos a menudo pueden evitar que surjan las mejores ideas o que surjan opiniones honestas, lo cual es necesario para una relación de asesoría verdaderamente efectiva, algo que es cierto ya sea que se aplique a las finanzas, la aptitud o relaciones públicas.

Si una agencia piensa que la idea de campaña de una empresa es débil o que un anuncio no proporcionará los resultados de los medios que el cliente espera, entonces es en su mejor interés asesorarlo como tal. Si un proyecto sigue adelante y los resultados son decepcionantes, no se refleja bien en la agencia como asesor y no brinda ningún beneficio al cliente, por lo que es poco probable que las agencias tomen esa ruta.

En última instancia, las agencias están alineadas económica y profesionalmente para brindar retroalimentación honesta acerca de las ideas y generar las mejores ideas que puedan, incluso cuando significa que lo correcto es aconsejar al cliente que no siga adelante con un proyecto, e incluso cuando lo hace aunque signifique menos negocios para la agencia.

Fuente: De Waal-Montgomery, Michael. “How startups should approach public relations”. E27 Community
https://e27.co/how-startups-should-approach-public-relations-20190509/