Ya sea que estés planeando un evento para intentar romper un récord, involucrar a una comunidad local o lanzar un nuevo producto, ten en cuenta estos consejos principales:

Dedica suficiente tiempo y espacio de planificación

Básicamente, estás planeando dos experiencias: una para los asistentes y participantes, y otra para los medios. Equilibra tu visión entre los detalles logísticos y el panorama general holístico. Considera cuidadosamente la cantidad de tiempo necesario para cada elemento del plan, incluidos los socios potenciales, los proveedores requeridos, los permisos necesarios y la interpretación y el cumplimiento de los parámetros de órganos rectores.

Diseña el evento para mantener a tu cliente en el centro del escenario

Los socios pueden ser un gran activo para compartir responsabilidades logísticas, gastos y éxito, pero tu cliente debe ser el héroe. Haz que sea imposible contar la historia que rodea el evento sin la participación de tu cliente. Considera esto relacionado con los mensajes que elaboras, los portavoces que preparas y los activos visuales que crea, desde señalización y botín hasta imágenes y material de archivo para los medios.

Ten un plan de contingencia muy sólido

Como dice el viejo refrán, incluso los mejores planes suelen salir mal. Por ejemplo, elije una ubicación con la posibilidad (o probabilidad) de inclemencias del tiempo: ¿puedes pasar sin problemas y rápidamente a una ubicación interior si lo necesitas?

Determina el momento en que se realiza tu evento basándose en parte en otros acontecimientos que suelen ocurrir cerca o durante el marco de tiempo de tu evento que podrían competir por la atención de los medios. Evita los feriados o grandes eventos deportivos nacionales importantes.

Si bien es imposible predecir qué habrá en la agenda de noticias del día, el momento y la ubicación deben maximizar el potencial de interés de los medios y la disponibilidad para asistir.

Finalmente, prepara materiales listos para la publicación/transmisión para que los utilicen los medios, incluso si los resultados del evento no son los que esperabas: siempre hay un lado positivo por encontrar.

Fuente: Lowe, Brian M. “3 tips for planning your next epic PR event”. PR Daily
https://www.prdaily.com/3-tips-for-planning-your-next-epic-pr-event/