Se comenta que Bill Gates dijo una vez que si solo le quedaría el último dólar de su presupuesto de marketing, lo invertiría en relaciones públicas (PR). Obviamente, ese es un escenario difícil de imaginar, pero la cita refleja una creciente conciencia de la importancia de las relaciones públicas en cada etapa del desarrollo de una empresa. No es solo un lujo para las megacorporaciones, como Microsoft, sino que incluso las empresas más pequeñas deben esforzarse para sobrevivir y crecer.

Con muchos jugadores compitiendo por negocios, es muy difícil como destacar entre la multitud. Las empresas con más probabilidades de tener éxito son las que pueden contar una historia convincente sobre ellos y sus productos.

En ninguna parte es más evidente la necesidad de destacarse que en una feria comercial. Las relaciones públicas tienen varias ramas, una de las cuales es la relación de la empresa con los medios que cubren el sector business-to-business (medios B2B).

¿Por qué relacionarse con los medios?

Los medios B2B deberían importante porque les importa a tus clientes. Una encuesta [en Estados Unidos] del 2016 reveló que el 94% de los tomadores de decisiones en los negocios utilizan la prensa especializada como fuente de información. Estos medios clasificaron más alto que cualquier otra fuente de información, incluidos eventos, llamadas de ventas y correos directos.

Los medios amplifican los mensajes de la marca y los lleva a un público más amplio de lo que una marca puede lograr por sí misma. En última instancia, los clientes y posibles clientes son la audiencia más importante, pero la mayoría de ellos no estarán en tu evento. Las marcas están mejor posicionadas para llegar a estas personas trabajando con los medios. Hay dos formas de hacer esto: contratando publicidad u ofreciendo a los periodistas información sobre la que valga la pena escribir. A menudo, las estrategias más exitosas combinan ambos elementos.

Nota de prensa: difundirla temprano y hacerlo bien

La pieza central de una estrategia de relaciones públicas con los medios antes de la feria es una nota de prensa previa, simple y rápida, que comunique a los periodistas qué sucede en el stand de la compañía y por qué los asistentes deberían estar interesados. Si las marcas tienen más información después del lanzamiento de esta nota de prensa, siempre pueden emitir una segunda.

Es importante hacer esto, al menos varias semanas antes del evento. Muchos medios, especialmente las revistas impresas, comienzan a trabajar en la cobertura de grandes eventos con meses de anticipación.

Al crear esta primera nota, ten en cuenta quién es la audiencia y cuáles son sus necesidades. Los periodistas están ocupados y reciben docenas de notas de prensa al día, así que asegúrese de darles todas las razones para publicar una historia antes que los demás y que no haya razón para ignorarla. (Algo que parece poco profesional o está lleno de errores tipográficos va directamente a la basura). También necesitan un “gancho”, un “ángulo” o algo que convierta un mensaje en una historia relevante para sus lectores. Esto debería proporcionar la “novedad” en las “noticias”, ya sea un producto nuevo, una investigación inédita u otra cosa que no se haya hecho antes.

Finalmente, mantenla simple. Si bien algunos periodistas han trabajado en el sector durante años, muchos tienen menos experiencia en tu sector. No supongas que todos tienen un conocimiento profundo del tema; evita los términos muy especializados y no entres en detalles técnicos innecesarios.

Entrevistas

A los periodistas les interesó la nota de prensa y ahora quieren venir y conversar con alguien de la compañía. Quien va a ser el vocero debe seguir estas reglas básicas:

  • Prepararse. Los representantes de la marca deben averiguar todo lo que puedan de antemano sobre lo que el periodista quiere tratar. Cada vez es más común que los periodistas graben entrevistas para su sitio web, así que pregúntales con anticipación cuál será el formato de la entrevista.
  • Saber qué decir. Antes de la entrevista, las marcas deben elegir tres mensajes claves simples y memorizarlos. Es posible que la marca pueda ofrecer otra noticia a los periodistas que se acercan al stand, en cuyo caso, tiene sentido tener otra nota de prensa disponible.
  • Tener cuidado. Los periodistas tratan de hacer una mejor cobertura que sus colegas, por lo que pueden hacer muchas preguntas, tratando de encontrar un buen ángulo noticioso. Recuerda, no existe el “off the record”, así que trabaja sobre la base de que todo lo que has dicho podría terminar online al final del día. Si una marca no quiere que se publique algo, nadie en la organización debería declarar sobre ello, ni siquiera informalmente.
  • Ser honesto. Si el portavoz de la compañía no sabe la respuesta a una pregunta, nunca debería inventarla. No hay vergüenza al decir “no sé” o “le enviaré esa información por correo electrónico”.

¡Disfrútalo!

Trabajar con los medios puede ser divertido y una de las mejores maneras de promocionar un proyecto. Mira a los periodistas como aliados: al trabajar juntos, ellos obtienen una historia y tu marca difunde sus mensajes. Y recuerda, siempre hay ayuda experta disponible.

Fuente: Harman, Steve. “PR—The Most Important Part of Trade Show Marketing”. Natural Products Insider
https://www.naturalproductsinsider.com/articles/2018/02/pr-the-most-important-part-of-trade-show-marketing.aspx