Fomentar la transparencia significa ser honesto, abierto y cercano con los periodistas.
Esto, a su vez, crea respeto y buena voluntad en el corto plazo. También solidifica un fuerte vínculo de confianza a largo plazo.
No olvides que retener información clave de los reporteros, o dejarla salir poco a poco, nunca es una buena idea y solo dará pie a una historia perjudicial.
El resultado de pisotear la transparencia es un ciclo de noticias negativas que dura varios días. Además, a los profesionales de las relaciones públicas probablemente se les echará la culpa de las consecuencias negativas, incluso si una estrategia tan insulsa fue impuesta por la alta gerencia.
Ningún comunicador quiere ser forzado a entrar en modo «control de daños» debido a la falta de transparencia. Esto solo perjudica la imagen de marca de la organización y conduce a una pérdida de responsabilidad, confianza del consumidor y confianza pública.
La transparencia implica hacer un esfuerzo adicional para maximizar la difusión de la información y minimizar los efectos.
Empoderando a los profesionales de relaciones públicas
La transparencia significativa solo tendrá éxito siempre y cuando los profesionales de las relaciones públicas sean empoderados con liderazgo ejecutivo.
En el cambiante panorama actual de medios móviles, digitales y virtuales, tu trabajo en relaciones públicas requiere un acceso sin interrupciones a toda la información necesaria y relevante (en la medida de lo posible). Además del acceso, también debes contar con la aprobación previa para compartir cierto tipo de información con los periodistas.
Cuando un informe de noticias perjudicial comienza a propagarse en línea, simplemente no hay tiempo que perder. Cada minuto perdido en una comunicación de crisis es otro minuto en el que decenas de miles de personas potencialmente consumen noticias negativas y las transmiten a través de sus redes sociales.
Habla con tu jefe sobre las situaciones mediáticas difíciles que puedan surgir y acuerda una respuesta antes de que las malas noticias se vuelvan virales. Si la información se retiene por razones burocráticas, entonces los profesionales de relaciones públicas deben preguntarse por qué, ya que de todos modos la compañía será responsable ante los periodistas.
Los encubrimientos solo empeoran la situación
Muchos líderes han aprendido por las malas que el encubrimiento es peor que el crimen.
Este adagio se hizo famoso por el escándalo Watergate que derrocó al presidente de Estados Unidos Richard Nixon. Los persistentes informes de investigación del Washington Post revelaron la existencia de las cintas de Watergate, que Nixon se negó a divulgar y supuestamente intentó destruir.
El intento del presidente de mantener las cintas en secreto y subvertir el sistema legal para evitar el escrutinio eventualmente trajo la condena pública y Nixon renunció.
La historia es un cuento de advertencia para profesionales de relaciones públicas: encubrir fechorías puede ser tan dañino para su imagen pública como el lanzamiento de informes poco favorecedores.
En consecuencia, antes de rechazar la solicitud legítima de información de un periodista, primero sigue estas reglas:
1. No retengas información a menos que sea absolutamente necesario por razones legales.
2. No hagas que un periodista presente una solicitud de la Ley de Libertad de Información (recurso legal en EE.UU., FOIA por sus siglas en inglés) si puedes proporcionar información o datos sin una.
3. Nunca mientas a los medios porque la confianza es difícil, si no imposible, de recuperar.
4. Si te equivocas con los hechos o no puedes responder una pregunta de inmediato, admítelo por adelantado y luego haz un seguimiento rápido con información precisa.
5. Si no puedes cumplir con una solicitud de medios en la fecha límite, explica por qué. Es mejor prometer poco y entregar en exceso.
6. Si no puedes hablar «on the record» dando tu nombre, sugiere otras fuentes externas creíbles para que los periodistas se comuniquen.
7. Si debes dar información negativa, hazlo rápidamente y todo de una vez, si es posible, para evitar un ciclo de noticias negativo prolongado.
La transparencia es lo que construye o repara la confianza pública, así como asumir responsabilidades mejora la imagen de marca de una empresa. Evitar y evadir a los periodistas solo empeorarán las malas noticias.
Fuente: Grinberg, David B. “7 rules for being transparent”. PR Daily
https://www.prdaily.com/mediarelations/Articles/24556.aspx