Se dice que el pasado es un prólogo, pero eso no excluye mejorar para el éxito. Las horas y días inmediatamente posteriores a un evento de relaciones públicas ofrecen una gran oportunidad para identificar qué funcionó y qué podría mejorarse.

Los clientes deben esperar que se tomen en cuenta ciertos fundamentos cuando un equipo de relaciones públicas planifica y ejecuta cualquier evento de publicity. Aquí hay siete pasos importantes para hacerlo bien:

1. Planifica el cronograma hasta el mínimo detalle

El equipo debe programar cada aspecto del evento desde el momento en que se confirma la idea. Esto comienza con la selección de fechas, evitando la proximidad a feriados y eventos estacionales, por ejemplo: Un buen equipo de relaciones públicas verificará los calendarios de eventos en diferentes sitios para no competir con ningún otro evento similar. También se recomienda preguntar a los posibles asistentes qué hora es la ideal. A partir de ahí, programa con precisión el envío de invitaciones a los asistentes, notas de prensa, alertas de medios y acciones posteriores al evento.

2. Ten un resumen estructurado y detallado

Lo ideal es que el equipo de relaciones públicas está utilizando el plan original del evento para estructurar un resumen exhaustivo. Colabora con otros equipos y proveedores a través de un documento de Google u otro programa basado en la nube. El documento incluirá todas las tareas previas al evento, los tiempos y a los encargados de los proyectos hasta cada elemento del evento, el guion completo y el trabajo posterior a este.

3. Identifica tus indicadores clave de rendimiento (KPI)

Al igual que con cualquier iniciativa de relaciones públicas, debes establecer los KPI (key performance indicators) como el número total de asistentes al evento, la cobertura de medios, las donaciones realizadas o el número de clientes potenciales para ventas, según el tipo de evento. Busca obtener comentarios acerca del evento para tener una descripción general sobre qué funcionó y que no.

Por ejemplo, ¿cuántos asistentes se registraron para recibir contenido? Si se trata de una actividad anual, ¿cómo se comparó este año con los años anteriores? Realiza una encuesta a los asistentes posterior al evento para determinar la satisfacción respecto a varios elementos, incluidos el lugar, la hora del día y los oradores o el entretenimiento ofrecido.

4. Planifica el alcance de los medios tradicionales y digitales

Para eventos públicos, esto generalmente comienza con la creación e implementación de calendario de acciones para medios impresos, online y de difusión audiovisual. Si el evento incluye nombres importantes, puede haber oportunidades para gestionar entrevistas con anticipación. Más cerca del día del evento, el equipo de relaciones públicas enviará notas de prensa y, finalmente, procurará la cobertura en vivo, incluida una alerta de medios con un seguimiento permanente.

A menudo, después del evento, llega el impulso real de las relaciones públicas. Una vez que recibimos imágenes, videos o lo más destacado de un discurso o panel de discusión de interés periodístico, elaboramos y presentamos la información más relevante para gestionar cobertura de medios que puede continuar durante las semanas posteriores.

5. Haz un recorrido completo

Especialmente para eventos complejos que involucran a múltiples oradores, presentaciones de video y desplazamientos de un espacio a otro, recomendamos un recorrido completo en los días (u horas) previos. Utilizando la secuencia de acciones / resumen como guía, invita a los proveedores de servicios (como el de audio y vídeo, iluminación y música), así como a cada orador que realizará una presentación. Es útil contar con un tercero informado que ofrezca una opinión objetiva y sugiera ajustes.

6. Fomenta que el evento se comparta en redes sociales

Si nada de un evento se comparte en las redes sociales, ¿sucedió? Los profesionales de PR de hoy están twitteando, publicando en Facebook y LinkedIn, y subiendo videos a YouTube y las diapositivas a Slideshare antes de que un evento haya terminado. Vale la pena desarrollar un plan de medios sociales consistente que incluya publicaciones previas al evento, tweets en vivo e imágenes y citas posteriores al evento que llamen la atención sobre lo más destacado.

7. Escribe un informe completo posterior al evento

Haz una evaluación honesta para ayudar a los miembros del equipo a planificar eventos futuros. El informe debe evaluar el desempeño de los proveedores, hechos colaterales, los niveles del personal, los procesos para lograr el éxito y solucionar cualquier problema.

Cualquier memo efectivo posterior al evento debe incluir recomendaciones basadas en lo que has averiguado. Estas deben cubrir todas las categorías, desde las invitaciones iniciales hasta notas de agradecimiento. Mientras más detalles proporcione el equipo, mejor.

Por ejemplo, después de un evento reciente, nos dijeron que la presentación de un orador habría sido más convincente con un mejor uso de las imágenes. En lugar de detenerse allí, el informe incluía ejemplos del tipo de imágenes que el equipo visualizó. Cada recomendación debe proporcionar un nivel de detalle para que se pueda trabajar en la planificación del próximo evento.

Bonus Tip: Designamos a un miembro del equipo para que tome notas durante el evento para que todos no confíen únicamente en su memoria. Usa una aplicación, como Evernote, para conseguir una eficacia real.

Fuente: Funess, Marijane. «Guidance for PR pros to build on successful events». PR Daily
https://www.prdaily.com/mediarelations/Articles/23548.aspx